2021 оны 08 сарын 30-наас 09 сарын 12 хүртлэх хугацаанд архивын бичиг баримт эмхлэх ажлыг гэрээт ажилтан Ц.Дулмаагаар гүйцэтгүүлж, байгууллагын комисс хүлээн авлаа.  Нийт 209 баримт бичиг эмхэлснээс түр хадгалах хадгаламжийн нэгж 112, 70 жил хадгалах хадгаламжийн нэгж 25, устгах хэрэг 182-ыг төрөлжүүлэн цэгцлэв. Шинээр 126 хадгаламжийн нэгж үдэж, 141 баримтын нүүр бичилт хийв. Устгах хэргийн акт 182 хэргийг түүх эрдэм шинжилгээний болон практикт ач холбогдолгүй хадгалах хугацааны үлгэрчилсэн жагсаалтын дагуу устгахаар ялган данс бүртгэлийг гишүүдэд танилцуулав.

Хадгаламжийн нэгж хийхэд дараах дутагдал илэрлээ. Үүнд:

1. Баримт бичгийн огноо, бүрдэл дутуу учир хүндрэлтэй байлаа
2. Удирдлагын баримт бичиг албан хэрэг хөтлөлтийн стандартын бүрдэл дутуу
3. Хэт олон хуудастай, баримтын хуудас дугаарлаагүй, сар өдрийг 12 сараар эхлүүлэн 01 сараар төгсгөн үддэг
4. Байгууллагын жилийн болон хэтийн төлөвлөгөө, тайлан дутуу, даргын зөвлөлийн хурлын тэмдэглэл байхгүй
5. Хадгаламжийн нэгжийн товъёог, нүүрийг буруу бичдэг, баталгаа хуудас огт бичдэггүй, баримтын бичиглэлийг буруу харуулж үддэг зэрэг дутагдал байв.

Цаашид анхаар ажлууд:

1. Хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалт үйлдэн албанд ашиглаж байх
2. Байгууллагын үйл ажиллагааны явцад бий болж буй баримт бичигт огноог заавал бичиж хэвшүүлэх
3. Архивын баримт түр олгох бүртгэлийн дэвтэр, баримтын хөдөлгөөний бүртгэлтэй болох
4. Архивын гэрчилгээтэй болж, баяжилтыг бүрэн хийх /түүхчилсэн лавлах, баримтын мэдээ, архивын эрхлэгчдийн судалгаа/
5. Архивын баримтын тооллогын зааврын дагуу хийж, нотломж, жагсаалт хийж хэвших гэх мэт асуудлыг хөндөж зөвлөгөө өглөө.